Huishoudelijk reglement
TITEL 1: VERHOUDING VeBeS VZW EN BLINDENZORG LICHT EN LIEFDE VZW
Artikel 1
VeBeS streeft – in wederzijds respect - de best mogelijke samenwerking na met Blindenzorg Licht en Liefde (BLL) vzw. BLL verschaft mee de noodzakelijke ondersteuning tot verwezenlijking van de doelstellingen van VeBeS.
De maatschappelijke rolverdeling waarop we ons baseren is deze waar VeBeS een sociaal culturele vereniging is met 4 kern-doelen: ontmoeting onder ervaringsgenoten, het creëren van kansen (belangenbehartiging), maatschappelijke/culturele participatie, het uitwisselen van ervaringsdeskundigheid.
De maatschappelijke rol van Blindenzorg Licht en Liefde is macro-, meso- en micro-maatschappelijke serviceverlening aan individuen en collectieven. Hierin past ook de serviceverlening aan VeBeS waardoor VeBeS een prioritaire collectieve klant wordt van Blindenzorg Licht en Liefde. De maatschappelijke rol van Sint Rafaël is een totaal leerproject. De maatschappelijke rol van L&L Heem is een VAPH gerelateerde ondersteuning.
Samen vormen we het netwerk van vzw’s die elkaar erkennen in eenieders maatschappelijke rol en positionering waarbij we elkaar zodanig aanvullen en actief ondersteunen.
Ten voordele van de goede en op elkaar afgestemde operationele samenwerking is een onderbouw op structureel-strategische vlak en overleg en coördinatie tussen VeBeS en de andere netwerkpartners onontbeerlijk. Dit gebeurt op structureel beleidsniveau door minstens de deelname van de Gedelegeerde Bestuurder van de verschillende netwerkpartners op het overleg van het Bestuursorgaan waarop ook de Netwerkdirecteur aanwezig is; wederzijds zit de Voorzitter in het Bestuursorgaan van BLL. Op strategisch beleidsniveau gebeurt dit in een halfjaarlijks Strategisch Overleg waarop alle Netwerkpartners aanwezig zijn; hierop wordt een stand van zaken gegeven van de implementatie van het beleidsplan.
Om deze samenwerking te bestendigen en om de belangen van haar doelgroep te behartigen, verbindt VeBeS er zich toe om, naast de aanwezigheid van de Voorzitter, ook de andere mandaten in te vullen die de Netwerkpartners voorbehouden voor de afgevaardigden van VeBeS in hun Algemene Vergadering en Bestuursorgaan.
In alle organen van VeBeS kan een vertegenwoordiger van BLL een goede samenwerking verstevigen.
TITEL 2: LEDEN EN TOEGETREDEN LEDEN
Artikel 2
Conform de wettelijke terminologie, maken wij een onderscheid tussen leden en toegetreden leden.
Leden: hiermee wordt bedoeld de personen die het lidgeld hebben betaald en zetelen in de Algemene Vergadering; zij hebben alle gebruikelijke rechten en plichten van een lid van een vzw.
Toegetreden leden en toegetreden sympathiserende leden: zijn alle personen die het lidgeld hebben betaald maar die NIET zetelen in de Algemene Vergadering.
De wetgever specificeert dat de rechten en plichten van leden, die zijn omschreven in de wet, niet van toepassing zijn op de (sympathiserende) toegetreden leden. Hun rechten en plichten worden bepaald in de statuten.
TITEL 3: DE ORGANEN
Artikel 3: Waarom welke organen?
Er is een Algemene Vergadering dat zich uitsluitend toelegt op de door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) bepaalde rol met verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Er is één Bestuursorgaan (zie TITEL 6) dat zich volgens de WVV en de statutaire bepalingen verantwoordt ten aanzien van de Algemene Vergadering en daar jaarlijks vraagt om décharge (te worden ontslaan van de verantwoordelijkheid). Het Bestuursorgaan baseert, inspireert en documenteert zich op relevante omgevingsfactoren en op de inbreng en terugkoppeling vanuit de regionale of thematische werking. Ze vertaalt dit in een 5 jarig beleidsplan, streeft de uitvoering daarvan na en herhaalt deze cyclus. VeBeS berust voor haar werking op regio’s met hun eventuele deelregio’s en zet daarbij in op Regionale of Thematische Stuurgroepen.
Een strategisch en operationeel Management Comité (zie artikel 12), zonder bestuursbevoegdheid, legt zich toe op:
de omzetting van de bestuursbesluiten in aansturing van de dagelijkse operaties.
De opmaak van de basis van het beleidsplan. Dit gebeurt op basis van een omgevingsanalyse die wordt uitgevoerd vanuit diverse invalshoeken en door de identificatie en voorgestelde aanpak van uitdagingen en kansen.
TITEL 4 REGIONALE OF THEMATISCHE WERKING
Artikel 4: Regionale of Thematische Stuurgroepen
VeBeS berust voor haar werking op regio’s met hun eventuele deelregio’s. Deze regionale werking wordt aangestuurd door een Regionale Stuurgroep. Deze Regionale Stuurgroep is verantwoordelijk en bevoegd voor het ontwikkelen van het aanbod en het organiseren van regionale activiteiten op het vlak van de 4 projecten Zicht Op Ontmoeting, Zicht Op Cultuur, Zicht Op Leren en Zicht Op Kansen.
Elk (sympathiserend) toegetreden lid is vrij de regio en/of de eventuele deelregio te kiezen waaronder hij/zij wenst te behoren.
Thematische Stuurgroepen kunnen nationaal worden gevormd waarbij zij de werking rond een specifiek thema aansturen.
De Regionale of Thematische Stuurgroep verdeelt de taken en verantwoordelijkheden onder haar leden waaronder minimaal het voorzitterschap, het financieel beheer en het verzekeren van de continuïteit door het vastleggen van de genomen beslissingen in een duidelijk verslag.
Elk lid van de Regionale Stuurgroepen wordt beschouwd en aanvaard als lid van de Algemene Vergadering van VeBeS waar zij de toegetreden leden vertegenwoordigen. Hiertoe is de statutaire procedure tot toetreding van toepassing.
Op dit ogenblik zijn er zes regio’s:
Regio Antwerpen, met secretariaat te Antwerpen;
Regio Brussel en Halle-Vilvoorde met secretariaat te Brussel;
Regio Limburg, met secretariaat te Hasselt;
Regio Oost-Vlaanderen, met secretariaat te Gent;
Regio Oost-Vlaams-Brabant, met secretariaat te Herent-Veltem (zonder Halle-Vilvoorde);
Regio West-Vlaanderen, met secretariaat te Varsenare.
Deelregio’s zijn er bij:
Regio Antwerpen: Antwerpen, Heist-op-den-Berg, Mechelen en Turnhout.
Regio Oost-Vlaanderen: Aalst-Ninove en Gent-Sint-Niklaas.
Regio West-Vlaanderen: Noord-West-Vlaanderen en Zuid-West-Vlaanderen.
Regio’s en deelregio’s kunnen slechts opgericht of opgeheven worden met toestemming van het Bestuursorgaan.
Op dit ogenblik (1.03.2022) zijn er twee thematische stuurgroepen:
- de Stuurgroep vakanties
- de Stuurgroep “Zicht op Kansen”
Artikel 5: Samenstelling Regionale of Thematische Stuurgroepen
Een Regionale of Thematische Stuurgroep is samengesteld uit personen waarvan minstens 2/3 met een visuele handicap. Enkel personen vanaf zestien jaar die minstens één jaar toegetreden lid zijn, kunnen hun kandidatuur indienen. Hun kandidatuur geldt voor de regio die zij kiezen.
Om deel uit te maken van een Regionale of Thematische Stuurgroep moet de kandidatuur hiertoe schriftelijk of per e-mail ingediend worden bij de Voorzitter van onze vereniging.
De kandidatuurstelling bevat volgende gegevens: naam, voornamen, volledig adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres (indien mogelijk), geboortedatum en -plaats, vorm van visuele handicap, leesvorm, regiokeuze en motivatie om lid te worden van de Regionale of Thematische Stuurgroep.
Het lidmaatschap van de Regionale of Thematische Stuurgroep wordt bekrachtigd door het Bestuursorgaan. Het Bestuursorgaan kan vooraf inlichtingen inwinnen over de kandidaten.
Het lidmaatschap van de Regionale of Thematische Stuurgroep wordt beëindigd op eenvoudig verzoek van het lid zelf of door het Bestuursorgaan op vraag of met instemming van de Regionale of Thematische Stuurgroep.
Elke Regionale of Thematische Stuurgroep krijgt van het Bestuursorgaan minstens één mandaat ter beschikking.
De Regionale of Thematische Stuurgroep bepaalt met haar leden het voorzitterschap, het secretariaat en het penningmeesterschap.
De Regionale of Thematische Stuurgroep kan gemachtigden, deskundigen of adviseurs aanstellen om onder haar leiding bepaalde taken uit te voeren. De Regionale of Thematische Stuurgroep houdt het Bestuursorgaan hiervan op de hoogte.
Wanneer een gemachtigde aangesteld wordt om betalingen te doen, is er per handeling een schriftelijke (of ook mail-) goedkeuring van de Penningmeester of volmacht-drager van het bestuursorgaan vereist.
Artikel 6: Werkgroepen
Om tegemoet te komen aan specifieke behoeften kan VeBeS haar ledenwerking uitsplitsen in kleinere werkgroepen. Deze werkgroepen zijn echter steeds onderworpen aan het gezag van het Bestuursorgaan waardoor ze zijn opgericht.
Artikel 7: Verantwoordelijkheid - Bevoegdheid
VeBeS zet in op een zo evenwichtig mogelijke verhouding tussen verantwoordelijkheid en bevoegdheid.
De Regionale of Thematische Stuurgroepen komen in de regel maandelijks bij elkaar en zijn bevoegd voor alle zaken die de toegetreden leden en de leden van de regio aanbelangen.
De Regionale of Thematische Stuurgroepen worden verondersteld steeds rekening te houden met en uitvoering te geven aan de afspraken en richtlijnen gegeven door het Bestuursorgaan of hun statutair gemandateerden. Voor zover deze dit doen zijn ze dan ook qua verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ingedekt door de vereniging. De richtlijnen van het Bestuursorgaan worden verzameld in het document “Interne Afspraken-Richtlijnenset”, dat werd opgesteld als annex van het Intern Reglement.
Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt dat wordt bezorgd aan alle leden van de Regionale of Thematische Stuurgroep, de overige deelnemers aan de vergadering, het VeBeS-secretariaat en aan de Voorzitter van VeBeS vzw.
De door de regio aangetrokken gelden dienen beheerd te worden volgens de richtlijnen, gegeven door het Bestuursorgaan.
Voor uitgaven die tienduizend euro overschrijden, dient toestemming te worden gevraagd aan het Bestuursorgaan.
TITEL 5: ALGEMENE VERGADERING
Artikel 8: (Rol van de) Algemene vergadering
De Algemene Vergadering waakt over de toepassing van de basisregels die zijn bepaald in de Wet op Vennootschappen en Verenigingen. Minstens éénmaal per jaar draagt de Algemene Vergadering, bij décharge van de bestuurders, waarbij de collectieve verantwoordelijkheid van de bestuurders wordt overgedragen naar de collectiviteit van de vzw.
TITEL 6: BESTUURSORGAAN
Artikel 9: Regionale of Thematische vertegenwoordiging
Het Bestuursorgaan verzekert minstens één mandaat voor elke Regionale of Thematische Stuurgroep als vertegenwoordiger van hun regio in het Bestuursorgaan. Regionale of Thematische Stuurgroepen die geen lid voor het Bestuursorgaan kunnen afvaardigen, worden gevraagd deze rol aan iemand anders toe te wijzen.
TITEL 7: BESTUURSVERANTWOORDELIJKHEDEN DELEGEREN NAAR BIJZONDER GEVOLMACHTIGDEN
Artikel 10: Verantwoordelijkheid Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering heeft alle verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoals bepaald door de Wet op Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Deze kan ze niet delegeren.
Meer in het bijzonder neemt de Algemene Vergadering de collectieve aansprakelijkheid over het gevoerde beleid van het Bestuursorgaan over met de jaarlijkse décharge van de bestuurders.
Artikel 11: Bevoegdheden Bestuursorgaan en delegatie
Het Bestuursorgaan heeft alle bevoegdheden die volgen uit de WVV en de statuten.
Deze bevoegdheden zijn noodzakelijk om de wettelijk bepaalde verantwoordelijkheid te kunnen dragen en zo het structureel en strategisch beleid van de vzw te kunnen bepalen.
Alle handelingen en beslissingen die niet verder reiken dan de dagelijkse behoeften van de vzw evenals deze die, ofwel om redenen van minder belang of omwille van spoedeisend karakter, de tussenkomst van het Bestuursorgaan niet rechtvaardigen kunnen worden overgedragen aan een gedelegeerd collectief of persoon. Meer in het bijzonder worden de hierboven beschreven handelingen en beslissingen in de regel gedelegeerd naar het strategisch en operationeel Management Comité (zie Artikel 12).
Zoals statutair bepaald kan de gemeenschappelijke handtekening van 2 Bestuurders de vereniging ten opzichte van derden wettelijk vertegenwoordigen. Dit reglement bepaalt dat dit enkel gebeurt voor zover deze vertegenwoordiging én het voorwerp ervan uitdrukkelijk blijkt uit de notulen/verslagen van de vzw.
Artikel 12: Strategisch en operationeel Management Comité
Het strategisch en operationeel Management Comité wordt geïnstalleerd met de opdracht het structureel en strategisch beleid, waartoe besloten door het bestuursorgaan, naar concreet dagelijks operationeel beleid om te zetten.
Dit Comité is minstens samengesteld uit de mandaatdragers van het Bestuursorgaan (voorzitter, secretaris, …), de Netwerkdirecteur Licht en Liefde en de Operationeel Coördinator van de VeBeS-medewerkers bij serviceverstrekker Blindenzorg Licht en Liefde. Het Comité kan ook experten bij het overleg betrekken.
De beslissingsbevoegdheid in dit orgaan ligt bij de Voorzitter van de vereniging. Het overleg gebeurt hierbij door fysieke of digitale (online- of per mail) bespreking.
Ondersteund door het Secretariaat geeft de Voorzitter bondig verslag van eventuele operationele beslissingen op de vergadering van het Bestuursorgaan tenzij het informeren van de bestuurders gebeurde per mail tussen de vergaderingen door.
Dit Comité handelt volledig binnen de door het Bestuursorgaan bepaald structureel en strategische beleid en conform de Afspraken en Richtlijnen-set (een document opgesteld als annex bij dit Intern Reglement).
Artikel 13: Financiële delegatieregels
Uitgaven boven de 50.000 EURO kunnen slechts geldig gebeuren door de gezamenlijke handtekening van 2 leden van het Bestuursorgaan en mits uitdrukkelijk mandaat hiertoe van het Bestuursorgaan.
Uitgaven tussen de 5.000 EURO en 50.000 EURO kunnen slechts gebeuren door een daartoe door het Bestuursorgaan expliciet gemandateerde persoon en met een in Belgisch staatsblad verschenen mandaat wanneer dit bindend is ten aanzien van derden.
Elke derde die een volmacht bezit voor de uitvoering van bankverrichtingen dient voor elke verrichting een bewijs van bovenstaande te kunnen voorleggen.
Voor de Regionale of Thematische Stuurgroepen:
Uitgaven boven de 2500 EURO kunnen slechts geldig gebeuren door de gezamenlijke handtekeningen van 2 leden van de Regionale of Thematische Stuurgroep, voor zover hiertoe expliciet gemandateerd door het Bestuursorgaan. Voor bedragen kleiner dan of gelijk aan 2500 euro zal de handtekening van één lid van de Regionale of Thematische Stuurgroep volstaan.
Elke derde die een volmacht bezit voor de uitvoering van bankverrichtingen dient voor elke verrichting een bewijs van bovenstaande te kunnen voorleggen.
Voor het Bestuursorgaan:
Ten aanzien van en/of op verzoek van derden is VeBeS voor financiële zaken die de 50.000 euro overschrijden slechts geldig verbonden door de gezamenlijke handtekening van twee Bestuurders. De VeBeS Penningmeester of een ander volmacht-dragend Bestuurder, hiertoe door het Bestuursorgaan aangeduid, kunnen alleen rechtsgeldige financiële handelingen stellen tot 100.000 euro. Tenzij expliciet anders besloten en genotuleerd in de notulen van het Bestuursorgaan en verschenen in het Belgisch staatsblad wanneer dit bindend is ten aanzien van derden.
Artikel 14: Juridische bevoegdheden
Voor alle administratieve handelingen bij overheden en rechtsinstanties die geen voorafgaande beslissing van het Bestuursorgaan vergen kan het Bestuursorgaan een bijzondere gevolmachtigde delegeren. Dit kan onder meer in geval van briefwisseling met administraties en kabinetten, notariaten en dergelijke. Indien noodzakelijk omwille van het bindend karakter ten aanzien van derden gebeurt dit met een in Belgisch staatsblad verschenen mandaat. Deze persoon blijft informatieplicht verschuldigd aan het Bestuursorgaan.
TITEL 8: NOG ENKELE ALGEMEENHEDEN
Artikel 15: Vergaderingen
Alle werkgroepen, commissies, enz. kunnen telefonisch of op een andere elektronische wijze vergaderen.
Daarvan moet echter wel een verslag gemaakt worden dat op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd wordt.
Besluiten over personen worden in het Bestuursorgaan en alle andere overlegorganen bij geheime stemming genomen van zodra één lid van deze vergadering hierom vraagt.
Artikel 16: Volmachten
Voor zover statutair bepaald dat leden van vergaderingen volmachten kunnen geven, kan ieder lid aan een ander lid van dezelfde vergadering volmacht geven om hem/haar tijdens de vergadering te vertegenwoordigen.
Dit gebeurt op een schriftelijke wijze – ook per mail of in het brailleschrift. Het volmacht-formulier dient door de volmachtgever ondertekend te zijn. Volmachten per mail worden minstens 1 dag voor de vergadering gestuurd naar het adres van de regio. Niemand mag over méér dan één volmacht beschikken.
Artikel 17: Uitzonderingen
Zaken die niet door de Statuten of door het Intern Reglement geregeld zijn, moeten steeds aan het Bestuursorgaan voorgelegd worden.
Het Bestuursorgaan zal oordelen of zij wettelijk gezien een beslissing kan nemen ofwel dat zij de zaak dient door te verwijzen naar de Algemene Vergadering.
In dringende gevallen neemt het Bestuursorgaan een voorlopige beslissing die in de eerstvolgende Algemene Vergadering ter discussie wordt gesteld.
Besloten op de vergadering van de Raad van Bestuur d.d.
01 april 2022 gehouden te Gent
Ter kennisgeving voorgelegd op de Algemene Vergadering d.d. 29 april 2022 te Gent